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.:. DUMAS : foire aux questions .:.

QUI PEUT CONSULTER ?

Est-ce que je dois ouvrir un compte pour consulter les travaux archivés dans la base DUMAS ?
Non. DUMAS est une bibliothèque numérique gratuitement accessible sur Internet. Les modules "Consulter" et "Rechercher" sont à votre disposition pour interroger la base.

QUI PEUT ARCHIVER ?

L'archivage des travaux est-il le seul fait des établissements ou les auteurs peuvent-ils le faire personnellement ?
Contrairement à HAL, DUMAS n'est pas une base d'auto-archivage. Seules les structures de documentation, d'enseignement et de recherche sont habilitées à effectuer des dépôts une fois les mémoires validés par le jury de soutenance. Les enseignants-chercheurs peuvent également gérer la mise en ligne des travaux de leurs étudiants.

Si j'archive dans un portail de HAL pour le compte d'un laboratoire de recherche, est-ce que je peux aussi archiver dans DUMAS avec le même identifiant et le même mot de passe ?
Oui, il suffit d'en faire la demande à l'administrateur de DUMAS.

Pourquoi ne pas avoir choisi l’auto-archivage ?
Mettre en ligne des mémoires d'étudiants niveau Master engage une double, voire une triple responsabilité : celle de l'auteur, bien sûr, celle de l'enseignant qui a encadré la recherche et, indirectement, de son laboratoire. C'est pourquoi il est apparu plus prudent que seuls les mémoires faisant l’objet d’une autorisation de diffusion conjointe (étudiant et directeur de mémoire) soient archivés dans DUMAS.

QUE PEUT-ON ARCHIVER ?

Est-il possible d'archiver des mémoires de Master Pro ?
Oui. Il est possible d'archiver des mémoires de Master Recherche, de Master Pro, d’Ingénieur, des thèses d’exercice de médecine, de pharmacie, etc. Seul le niveau Master est exigé (bac+4 et bac+5).

Est-il possible d'archiver des mémoires d’universités étrangères ?
Oui, dès lors que les autorisations de diffusion sont bien respectées par les structures déposantes.

AUTORISATION DE DIFFUSION

Faut-il faire signer une autorisation de diffusion ?
Oui. L’auteur doit signer une autorisation de diffusion de son mémoire en texte intégral sur la base DUMAS. Il doit notamment certifier que la version électronique diffusée est conforme à la version papier qu’il a transmise à son jury, qu’il est en règle avec les droits de propriété… Chaque établissement peut concevoir une autorisation de diffusion d'un travail universitaire avec, éventuellement, l'aide de son service juridique.

MISE EN FORME DES TRAVAUX

Une feuille de style est-elle recommandée ?
Elle est souhaitable. Cela permet d'harmoniser la présentation des travaux de votre structure, de lui donner une identité.

NOM DES FICHIERS ARCHIVÉS

Comment nommer les fichiers à archiver ?
La manière de nommer les fichiers est propre à chaque établissement. On trouve le plus souvent le nom de l’auteur et/ou le titre (ou le début du titre) du mémoire. Pour améliorer l’indexation du mémoire par les moteurs de recherche, il est intéressant de renseigner les « Propriétés du document » : Nom de l’auteur, Titre du fichier, Objet (mémoire de…, la structure de rattachement…). On peut éventuellement rajouter un résumé et des mots-clés. Cette formalité peut, par exemple, être demandée à l’étudiant.

FORMAT DES FICHIERS

Peut-on archiver d'autres formats que le format PDF ?
DUMAS permet d'archiver tout autre format. Si le fichier texte n'est pas un fichier PDF, il est automatiquement converti. Si le PDF n'est pas protégé en écriture, une bande bleue verticale est générée sur la gauche de toutes les pages du document. Cette bande comporte le numéro et la date du dépôt. C'est son "identification". Lorsque le PDF est sécurisé, le document est protégé en écriture et la bande bleue d’identification n'apparaît pas.

MÉTADONNÉES

Quelles métadonnées faut-il renseigner lors de l'archivage ?
Voici les métadonnées qui devront être renseignées tout au long de la phase d'archivage (dans DUMAS, les métadonnées obligatoires sont précédées d'une flèche rouge. Les majuscules sont réservées aux sigles) :

- 1re page (les champs obligatoires sont en gras) :
- 2e page : auteur et établissement(s) :
Auteur : au début, vous aurez à le créer (Nom, Prénom, adresse électronique, URL site personnel). Par la suite, il figurera parmi vos auteurs. Vous n'aurez plus qu'à le sélectionner, s'il présente plusieurs travaux.
Établissement(s) : même procédure. NB : il s'agit de l'établissement de soutenance. Les étudiants étant encadrés par des enseignants rattachés à des laboratoires, ces derniers pourront également être mentionnés.
On doit ensuite associer l'auteur du mémoire aux établissements en cochant les cases situées devant le nom de l’auteur et des établissements. On termine la procédure en cliquant sur le bouton "Associer les différents éléments".

- 3e page : dépôt d'un document en texte intégral :
Vous pouvez transférer 2 fichiers en même temps, de différents formats : PDF, PS, RTF, opendocument (openoffice, docx, etc.), Word, HTML (html, css, images,...), des données supplémentaires (présentation, vidéos,...). DUMAS convertit automatiquement en PDF les fichiers de texte. Vous avez, à cette étape, la possibilité de supprimer les fichiers téléchargés.

- 4e page : elle récapitule vos données :
Vous avez la possibilité de retourner sur les pages précédentes pour apporter des corrections, faire des modifications. On vous propose au bas de la page de mettre en ligne le fichier du dépôt immédiatement ou un embargo allant de 15 jours à dix ans (pour les travaux comportant des données devant rester temporairement confidentielles ou étant poursuivis en thèse, par exemple). L’embargo permet de consulter la notice sans pouvoir accéder au fichier archivé. La date de mise en ligne du document est précisée au bas de la page. Cet embargo est modifiable.

AIDE À LA SAISIE

Comment faciliter le renseignement des métadonnées (mêmes diplômes, mêmes noms, mêmes structures) ?
À l’ouverture de votre compte de déposant, il vous est demandé de transmettre à l’administrateur les intitulés exacts des diplômes dont vous allez avoir besoin : domaines, mentions, spécialités, options, parcours… Il s’agit de faire figurer les diplômes tels qu’ils ont été validés par le Ministère. L’administrateur, après vérification, complète les menus déroulants en conséquence, ce qui constitue pour vous une aide à la saisie et contribue à l’exactitude et l’harmonisation des données. Pour modifier ces intitulés ou en rajouter, en faire simplement la demande à l’administrateur.

VALIDATION DES DÉPÔTS

Y a-t-il une modération ?
L’administrateur de DUMAS effectue une vérification "technique" des notices et des documents archivés : fautes d'orthographe, ouverture des fichiers, concordance entre les informations contenues dans le fichier archivé et les métadonnées renseignées, etc. Il informe le déposant des éventuelles erreurs. Une fois corrigées, le document est mis en ligne.

ANNULATION DES DÉPÔTS

Est-il possible d'annuler un archivage qui poserait problème ?
Oui, il faut en faire la demande à l’administrateur de DUMAS.

GESTION DES DOUBLONS

Un système de dédoublonnage est-il prévu ?
Pendant la phase d’archivage, lorsqu’on renseigne le champ « Titre du mémoire », DUMAS signale si ce titre existe déjà dans la base.

CRÉATION DE COLLECTIONS

Est-il possible de créer une collection comme dans HAL ?
Oui. Il vous suffit de transmettre à l’administrateur de DUMAS les informations et éléments suivants : NB : d'autres possibilités de tris sont proposés par le module "Recherche avancée".

Une fois votre collection créée, vous pourrez l'adapter à vos besoins en modifiant la feuille de style CSS.

Peut-on créer des collections thématiques ?
Effectivement, une collection portant sur un thème particulier peut être créée à la demande d'un déposant. Il se retrouvera en charge de cette collection et pourra y associer plusieurs déposants, de différentes structures.

Peut-on tamponner des documents archivés dans DUMAS à des fins d’extraction ?
Oui, il est possible de créer un identifiant-tampon. Cette fonctionnalité permet, par exemple, de faire apparaître sur une page web, la liste des documents tamponnés. Elle est intéressante pour un enseignant qui souhaiterait automatiquement lister sur sa page personnelle les mémoires qu'il a encadrés. En faire la demande auprès de l’administrateur de DUMAS.

STATISTIQUES

Existe-t-il des statistiques de consultation des dépôts ? Comment y accède-t-on ?
Une fois identifié, allez dans Mon espace, Mes statistiques. Vous choisissez les options qui vous intéressent et, en fonction des documents que vous avez archivés, un graphique est automatiquement généré. Vous pouvez avoir des statistiques par document archivé : le nombre de consultations de la fiche concise, de la fiche détaillée, des fichiers archivés. Il en existe d’autres.

Est-il possible d'avoir des statistiques globales de consultation sur l'ensemble des documents archivés par un établissement ?
Oui. Une fois identifié, allez dans Mon espace, Mes statistiques. Au bas de la liste des documents et des données de consultation, une ligne « Total » vous permet d'avoir la somme des consultations des fiches concises, détaillées et des fichiers archivés par votre structure.

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