Réalisation d'une fonction d´intégration entre DocuWare et SAP Business ONE pour intégrer le dispositif d'archivage électronique à valeur probante dans SAP Business ONE Application au processus achats de l'association CIRPAE-TIC - DUMAS - Dépôt Universitaire de Mémoires Après Soutenance Accéder directement au contenu
Mémoires Année : 2014

Réalisation d'une fonction d´intégration entre DocuWare et SAP Business ONE pour intégrer le dispositif d'archivage électronique à valeur probante dans SAP Business ONE Application au processus achats de l'association CIRPAE-TIC

Benjamin N'Koud
  • Fonction : Auteur
  • PersonId : 966877

Résumé

The electronic archiving considered till now by many companies as a less need operational business has become in fact an obligation today. An obligation which debuted with the emergence of the electronic law of 13 March 2000, which recognizes in the article 1316-3 of the Civil Code that "electronic writing has the same probative value as the writing on paper", as long as it is archived into an electronic archival system that ensures integrity, traceability and sustainability. In other words, the documents may be electronic but in case of litigation, what will be consider as evidence, it is only the deployment process to ensure the identity of the document author, the document integrity throughout its life cycle and traceability of all actions the document has suffered throughout its life cycle. Today, the state, as communities and companies, is subject to an obligation to dematerialize for example, invoices for the public sector; the responses to tenders or the obligation to download the VAT for the companies making more than € 230,000 in revenue. This threshold will be lowered and removed at 1st October 2014. The 2013-2015 trends will see the concept of "trusted process" taking more and more important. The dematerialization market advances in almost all countries, the electronic contract and the electronic registered letter are being deployed. Important questions about digital identity are being resolved to create favorable conditions for the emergence of the right to paperless conditions. The law now provides a strong challenge for any electronic archiving project that is tenfold since the publication of the modernization law of the 4 August 2008. Therefore, implementing a probative value electronic archival system that generates electronic evidence has become an obligation for companies and communities.
German editor, DocuWare is one of the leading editors of software for document management and electronic archiving having placed the legal issue at the heart of their development strategy. DocuWare software is designed and developed in accordance with the requirements of the international archival standard ISO 1464-1. It can manage the document life cycle, retains the document author identity, ensures the document integrity and retains viewing and editing data to ensure the traceability of all actions on the document throughout its life cycle. It thus differs from other electronic archiving software packages that do not meet the requirements of electronic law. The document management module integrated into SAP Business ONE, for example, stores documents simply in the content directories with no guarantee of integrity, traceability and sustainability. This is an electronic archiving solution that puts SMEs using SAP Business ONE as a single software infrastructure to drive all of their business activities, in a situation of non-compliance with regard to the electronic law of 13 March 2000. It is in this context that DocuWare has supported my idea to achieve a function of integration between SAP Business ONE and DocuWare to integrate probative value electronic archival system into SAP Business ONE. The integration project was carried out for 6 months, from September 2012 to March 2013 in the IT System of the company CIRPAE-TIC. The project had set a goal to integrate the probative value electronic archival system based on DocuWare products into SAP Business ONE. The problem to solve in this project was to develop a method of client-server communication between SAP Business ONE and DocuWare to transfer edited documents in SAP Business ONE to DocuWare, while respecting the integrity and traceability requirements defined in International archiving Standard ISO 1464-1.
L´archivage électronique considéré jusqu'alors par de nombreuses entreprises comme un besoin opérationnel de moindre nécessité est devenu en réalité une obligation aujourd’hui. Une obligation qui a commencé avec l'apparition du droit électronique né de la loi du 13 mars 2000 qui dans son article 1316-3 du code civil admet que : "l'écrit sur support électronique a la même valeur probante que l'écrit sur support papier". Une loi qui autorise ainsi la preuve électronique sous réserve des procédés mis en place pour conserver les documents. Autrement dit, les documents peuvent être électroniques, mais en cas de litige, ce qui fera preuve, c'est la procédure mise en place pour assurer l'identité de l'auteur du document, l'intégrité du document tout au long de son cycle de vie et la traçabilité de toutes les actions que le document aurait subi tout au long de son cycle de vie. Aujourd'hui, l'État, comme les collectivités et les entreprises, est soumis à une obligation de dématérialiser : par exemple, les factures pour le secteur public, les réponses aux appels d'offres ou encore l'obligation de télécharger la TVA pour les entreprises réalisant plus de 230 000 € de chiffre d'affaires. Ce seuil sera abaissé, puis supprimé au 1er octobre 2014. Les tendances 2013-2015 verront la notion de « procédé fiable » prendre de plus en plus d'importance. La dématérialisation des marchés avance dans presque tous les pays, le contrat et la lettre recommandée électroniques sont en cours de déploiement. Des questions importantes concernant l'identité numérique sont en cours de résolution pour créer des conditions favorables à l'émergence du droit au zéro papier. Le juridique constitue désormais un enjeu fort de tout projet d'archivage électronique qui est décuplé depuis la publication de la loi de la modernisation de l'économie du 4 août 2008. Dès lors, mettre en place un dispositif d'archivage électronique à valeur probante, autrement dit qui génère les preuves électroniques est devenu une obligation pour les entreprises et les collectivités.
L´éditeur allemand, DocuWare figure parmi les éditeurs des progiciels de gestion documentaire et d'archivage électronique ayant placé l'enjeu juridique au cœur de leur stratégie de développement. Le progiciel DocuWare est conçu et développé en conformité avec les exigences de la norme internationale d´archivage ISO 1464-1. Il permet de gérer le cycle de vie du document, de conserver l´identité de l'auteur qui archive le document, garantir l'intégrité du document et conserver les données de consultation et modification du document pour assurer la traçabilité des actions sur le document tout au long de son cycle de vie. Il se différencie ainsi des autres progiciels d'archivage électronique du marché qui ne répondent pas aux exigences du droit électronique. Le module de gestion documentaire intégré dans SAP Business ONE, par exemple, stocke les documents simplement dans les répertoires de contenus, sans aucune garantie d'intégrité, de traçabilité et de pérennité. Il s'agit là d'une solution d'archivage électronique qui place les PME utilisant SAP Business ONE comme infrastructure logicielle unique pour piloter l'ensemble de leurs activités, dans une situation de non-conformité au regard de la loi électronique du 13 mars 2000. C'est dans ce contexte que DocuWare a soutenu mon idée de réaliser une fonction d'intégration entre SAP Business ONE et DocuWare pour intégrer le dispositif d'archivage électronique à valeur probante dans SAP Business ONE. Le projet d'intégration a été réalisé pendant 6 mois, de septembre 2012 à mars 2013 dans l´environnement informatique de l'association CIRPAE-TIC. Il s'était fixé pour objectif d'intégrer le dispositif d'archivage électronique à valeur probante basé sur les produits DocuWare dans SAP Business ONE. Le problème à résoudre était de mettre en place un mode de communication client-serveur entre SAP Business ONE et DocuWare, pour transférer les documents édités dans SAP Business ONE vers DocuWare, dans le strict respect des exigences d'intégrité et de traçabilité, définies dans la norme internationale d'archivage ISO 1464-1.

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Dates et versions

dumas-01160116 , version 1 (04-06-2015)

Identifiants

  • HAL Id : dumas-01160116 , version 1

Citer

Benjamin N'Koud. Réalisation d'une fonction d´intégration entre DocuWare et SAP Business ONE pour intégrer le dispositif d'archivage électronique à valeur probante dans SAP Business ONE Application au processus achats de l'association CIRPAE-TIC. Informatique [cs]. 2014. ⟨dumas-01160116⟩
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