Optimizing Document Management at APPA: Study of Formalization and Communication Methods for Sorting and Indexing Archive Results
Optimisation de la gestion documentaire à l’APPA : étude des moyens de formalisation et de communication des résultats du dépouillement et du tri des archives
Résumé
This thesis first examines the major challenge posed by the management of paper archives within organizations. It then highlights the specific case of the Association for the Prevention of Atmospheric Pollution (APPA) and the tools deployed to manage its archives, taking into account their lifecycle from creation to disposal.
With a focus on electronic archiving, a consideration is given to selecting suitable software that will facilitate the consultation and ensure the security of archives, particularly those that are administrative and mandatory. Simultaneously, a digitization project is envisioned to meet the needs of regulatory and scientific monitoring.
The objective is to establish an effective and modern document management system, leveraging the advantages offered by digital technologies. However, it is emphasized that digitization is not a universal solution and that paper records still have their place in certain business activities.
This thesis also offers a reflection on the organization and classification of documents, emphasizing the importance of a coherent filing system and a clear naming convention to facilitate information retrieval.
In conclusion, this work sheds light on the challenges of managing paper archives, explores digital solutions for enhanced document management, and underscores the significance of considering both regulatory and scientific aspects in implementing an effective monitoring system.
Ce mémoire examine tout d’abord le défi majeur que représente le traitement des archives papier au sein des organisations. Il met ensuite en lumière le cas spécifique de l’Association pour la Prévention de la Pollution Atmosphérique (APPA) et les outils déployés pour gérer ses archives en tenant compte de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur élimination.
Dans une optique d’archivage électronique, une réflexion est menée sur le choix d’un logiciel adapté qui facilitera la consultation et assurera la sécurité des archives, notamment celles qui sont administratives et obligatoires. Parallèlement, un projet de numérisation est envisagé pour répondre aux besoins de veille réglementaire et scientifique.
L’objectif est de mettre en place une gestion documentaire efficace et moderne, en tirant parti des avantages offerts par les technologies numériques. Cependant, il est souligné que la numérisation ne constitue pas une solution universelle et que le support papier conserve encore sa place dans certaines activités de l’entreprise.
Ce mémoire propose également une réflexion sur l’organisation et la classification des documents, en mettant en évidence l’importance d’un plan de classement cohérent et d’une charte de nommage claire pour faciliter la recherche et la récupération des informations.
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