En attendant la formalisation de la documentation de DUMAS, voici quelques conseils (qui s'étoffent au fur et à mesure des corrections) susceptibles de vous aider dans l'archivage des mémoires, d'harmoniser la présentation des notices et d'accélérer le processus de validation.

Vous trouverez en gras les points qui demandent une attention toute particulière :

  •     Fichier(s)


- attribuer un titre « pertinent » : nom de l'auteur, par exemple, ou auteur/début du titre, ou numéro interne...
- ne pas diffuser l'autorisation de diffusion, surtout si elle contient des données à caractère personnel dont l'auteur n'a pas explicitement autorisé la diffusion.
- si plusieurs fichiers ont été déposés, cocher le fichier principal, celui qui doit être proposé à la lecture en premier une fois le dépôt validé.
- si l'on télécharge un fichier texte, il est transformé en pdf. On peut alors supprimer le .doc, par exemple.
- on peut mettre un embargo (jusqu'à 10 ans) sur le texte intégral d'un dépôt.
- les Creative commons peuvent être utillisés.
- ne pas diffuser les données personnelles d'un auteur (email, adresse, numéro de téléphone) qui pourraient figurer dans son mémoire (souvent dans les annexes et parfois en dernière page) sans son accord sur ce point précisément. Par défaut, les dépôts qui comportent ces données seront validés. Les vérifications doivent donc se faire en amont, avant le dépôt dans DUMAS.
- demander à l'auteur, lors du dépôt, si ces données figurent dans son travail et s'il souhaite les maintenir ou les retirer. Dans le second cas, soit il vous fournit une version du mémoire expurgée de ses données personnelles, soit vous en effectuez vous-même le retrait (en faisant, par exemple, une recherche sur le signe @). Attention : surligner en noir ou en blanc des données à caractère personnel dans un pdf n'empêche pas leur lecture par copier-coller.
- anonymiser les personnes citées dans le mémoire.
- si l'auteur autorise la diffusion de son email, merci de renseigner le champ correspondant dans la fiche auteur (une petite enveloppe s'affichera alors près du nom de l'auteur).

  •     Domaine scientifique


- choisir dans l'arborescence un ou des thèmes en lien avec le contenu du mémoire. Nous savons cette arborescence incomplète. En fonction de vos demandes, des suggestions ont été faites au CCSD pour la préciser.

  •     Orthographe et ponctuation


- merci de veiller à leur qualité dans la notice.
- en français, les ponctuations composées de 2 signes ( : ; ! ? « ») ne sont pas collées au mot qui précède, contrairement à l'anglais).
- les guillemets français sont «  »
- il n'y a pas de majuscule après le signe :
- les mois ne prennent pas de majuscule en français : janvier, février, etc.

  •     Langue des champs à renseigner


- indiquer la « bonne » langue.

  •     Titre


- il doit être complet : titre suivi du sous-titre.
- attention au copier-coller à partir d'un PDF ou à la récupération automatique des données qui peuvent générer de nombreuses erreurs d'orthographe, de nombreux espaces doubles, des retours à la ligne injustifiés.
- ne pas l'écrire tout en majuscules.
- on évite de mettre une majuscule à chaque mot.
- pas de point final.

  •     Sous-titre


- ne pas utiliser ce champ. Mettre le sous-titre à la suite du titre.

  •     Résumé


- privilégier celui de l'auteur.
- si non fourni, s'inspirer de l'introduction. Faire en sorte qu'il ne se limite pas à une répétition du titre.
- pour le retour à la ligne, la balise <br> peut être utilisée.
- pour mettre un titre en italique, on peut l'encadrer des balises <i> et </i> : <i>Saveurs du Tarn</i>
- attention au copier-coller à partir d'un PDF ou à la récupération automatique des données qui peuvent générer de nombreuses erreurs d'orthographe, de nombreux espaces injustifiés ou, au contraire, les supprimer, notamment après un point. Ne pas se contenter de copier et coller le texte mais l'agencer correctement.
- accentuer les lettres qui doivent l'être : À, État, élèves, élevés, etc.
- mettre un point final à la fin du paragraphe pour indiquer qu'il est bien terminé.

  •     Mots clés


- compléter le champ de la manière suivante, sans espace : Production écrite,Environnement didactique,Besoins éducatifs particuliers,Écriture collaborative,TICE puis choisir la langue et cliquer sur + (ajouter). Chaque terme ou expression se retrouvera alors dans un champ propre.
- créer un champ pour chaque mot clé.
- éviter de mettre une majuscule à chaque mot : on écrit Charges calorifiques mais si on écrit ensuite Charges Calorifiques, le système créera deux entrées différentes.
- majuscule à la première lettre, accentuée si nécessaire (Économie plutôt que Economie)
- accentuer les lettres qui doivent l'être : Élève, État, etc.
- pour préserver leur harmonisation, écrire : Vaccins -- Enfant -- Guadeloupe (plutôt que Vaccins : enfant : Guadeloupe)
- sigle développé (SIGLE) : Société nationale des chemins de fer français (SNCF)
- sigle : SNCF plutôt que S.N.C.F.
- personne : Prénom Nom (1948-....)
- entité géographique : Mende -- France ou Mende -- Lozère -- France
- 17e siècle (plutôt que XVIIème siècle ou 17° siècle)

  •     Date de production/écriture


- seule la date de soutenance est renseignée dans DUMAS

  •     Date de soutenance


- elle est, normalement, antérieure à celle du dépôt.

  •     Nombre de pages


- 86 (plutôt que 86 p.) ou encore : 2 vol. (145, 230)

  •     Entreprise d'accueil


- si renseignée, merci de préciser l'adresse complète

  •     Directeur de mémoire


- Prénom Nom (plutôt que Nom, Prénom). On ne précise pas la fonction, le titre, le grade, etc. ; on vérifie l'orthographe et l'accentuation.
- en cas de co-direction, ne pas mettre les directeurs dans le même champ mais ajouter un champ pour chaque directeur en cliquant sur +
- vérifier l'orthographe et l'accentuation (toujours accentuer les lettres qui doivent l'être)  : Philippe Barres et Philippe Barrès auront deux entrées différentes même s'il s'agit du même individu.
- vérifier l'exactitude du nom, s'il est composé ou pas : Séverine Vincent et Séverine Vincent-Bugnas auront deux entrées différentes même s'il s'agit du même individu.
- pour une directrice de mémoire, privilégier le nom de naissance, celui sous lequel elle a commencé à écrire pour sa recherche.
- vous pouvez créer, sous l'onglet « Consulter », une liste « Par directeurs de mémoire » qui permet de visualiser les erreurs et de les corriger.

  •     Type de mémoire et intitulés de diplômes (domaine de formation, mention, spécialité, parcours, options)


- ces données ne sont pas choisies au hasard. Elles correspondent très exactement aux formations proposées par l'établissement de soutenance (voir le site de votre université). Correctement renseignées, elles permettent d'obtenir des listes justes.
- toujours utiliser les métadonnées définies à l'ouverture du compte qui correspondent aux diplômes de votre structure universitaire.
- ces intitulés de diplômes peuvent être régulièrement actualisés en fonction de la refonte des maquettes de diplômes dans les établissements.

  •     Auteur


- pour que les champs soient correctement remplis, saisir ainsi dans le champ proposé : Nom Prénom. Un menu déroulant peut alors proposer l'existant dans Hal. Ne sélectionner aucune de ces propositions si l'étudiant dépose pour la première fois dans DUMAS.
- attention au nom et prénom souvent inversés dans la récupération automatisée des données du pdf.
- en cas d'un travail co-écrit, tous les auteurs doivent être mentionnés.
- accentuer les lettres qui doivent l'être (Nédellec plutôt que Nedellec, Élodie plutôt que Elodie).
- nom de famille : ne pas l'écrire en majuscule.
- nom de naissance, nom d'épouse : écrire Dupont Durand plutôt que Dupont épouse Durand.
- noms composés : respecter la manière dont l'auteur écrit son nom, avec ou sans tiret.
- inviter l'auteur à contrôler l'exactitude des données une fois publiées.

  •     Établissements


- dans DUMAS, on renseigne d'abord l'établissement de soutenance, celui qui délivre le diplôme (école, université ou UFR) puis, éventuellement, le laboratoire qui a encadré la recherche.
- vous avez défini, avec l'administrateur de DUMAS, les établissements que vous alliez utiliser. Leurs identifiants AuréHal vous ont été transmis.
- un menu déroulant permet de rechercher la structure soit par son nom, soit par son identifiant AuréHal. Une liste est alors proposée avec des établissements en vert (validés et actifs), en jaune (validés, n'existent plus) et en rouge (non validés). On ne sélectionne jamais les établissements en rouge et on ne crée pas d'établissement non plus.
- si on ne trouve pas un établissement en vert ou en jaune, voir avec l'administrateur de DUMAS.

  •     Page récapitulative


- elle permet de contrôler les informations renseignées : fautes d'orthographe, langue des champs, orthographe des noms propres, etc.
- elle permet aussi de vérifier que le bon fichier a été téléchargé.
- on peut revenir sur les volets précédents pour corriger les erreurs constatées.

  •     Auto-contrôles


- attention aux doublons ! Merci de les contrôler régulièrement : à partir de la collection de l'établissement : onglet Consulter > Derniers dépôts > Encadré Auteur (à gauche) et de supprimer le dépôt inopportun (le mieux étant toutefois de contrôler avant de déposer, ce qui évite une perte de temps à tous...)
- d'une manière générale, penser à contrôler régulièrement les dépôts en établissant, par exemple, des listes, même provisoires : directeurs de recherche, par exemple.
- afin de préserver la qualité de la base, ne pas hésiter à corriger les fautes qui subsisteraient, même après la validation d'un dépôt.

  •     Et quelques informations utiles


- vous ne pouvez pas intervenir sur un dépôt en attente de validation.
- une fois le dépôt validé, vous pouvez apporter des modifications mais vous ne pouvez pas changer le pdf.
- si vous devez intervenir sur le pdf d'un dépôt validé, merci de simplement me demander de le passer en modification (ne pas créer de 2e version d'un dépôt qui, de toute façon, n'écrasera pas la première).
- un dépôt peut être supprimé de la base.

  •     Validation et délais de mise en ligne


- la validation des dépôts se fait de manière chronologique, sauf urgence de visibilité. Méthode : lorsque le dépôt d'une structure est traité, pour plus d'efficacité, tous ses dépôts le sont alors également. Si des dépôts sont passés en modification, il faudra attendre que le valideur les rencontre à nouveau dans la chronologie des dépôts pour qu'ils soient traités.
- les délais de mise en ligne sont donc liés au nombre et à la qualité des dépôts à valider, au nombre de comptes et collections à créer et à l'encadrement des nouveaux déposants.
- la validation des dépôts par la structure déposante est proposée quand la qualité des notices et des fichiers joints le permet.
- les dépôts sont de plus en plus nombreux et leur correction prend donc du temps. Le non respect des consignes ci-dessus entraîne un retour en modification, et parfois un courriel explicatif, ce qui allonge encore le temps de validation. L'important n'est pas d'aller vite mais de faire des dépôts corrects et dûment autorisés.
- DUMAS est une base mutualisée. À terme, les structures déposantes devront pouvoir valider leurs propres dépôts.

  •     Documentation


La documentation de DUMAS est en cours de rédaction : https://dumas.ccsd.cnrs.fr/section/documentation
Celle de HAL pourra vous être utile en attendant que DUMAS propose la sienne : https://hal.archives-ouvertes.fr/section/documentation